Training Needs Analysis คืออะไร และควรวิเคราะห์อย่างไร
อธิบายการวิเคราะห์ความต้องการอบรมสำหรับองค์กร ตั้งแต่การเก็บหลักฐานจากงาน การจัดลำดับช่องว่าง ไปจนถึงการเขียนโจทย์การเรียนรู้ที่นำไปออกแบบได้
Training Needs Analysis หรือการวิเคราะห์ความต้องการอบรม ไม่ใช่แบบสอบถามว่าพนักงานอยากเรียนอะไรเท่านั้น แต่คือกระบวนการทำความเข้าใจว่าผลงานที่ต้องการยังไม่เกิดขึ้นเพราะอะไร และการเรียนรู้เป็นส่วนใดของคำตอบที่เหมาะสม
กำหนดผลลัพธ์ของงานให้ชัดก่อนถามเรื่องทักษะ
การเริ่มด้วยรายชื่อทักษะมักทำให้คำตอบกว้าง เช่น อยากพัฒนาการสื่อสารหรืออยากให้ทีมคิดเชิงกลยุทธ์ ลองกลับไปดูผลลัพธ์ที่องค์กรต้องการก่อน เช่น ลดการส่งต่องานที่คลาดเคลื่อน ตัดสินใจเรื่องลำดับความสำคัญได้เร็วขึ้น หรือทำให้หัวหน้าพาทีมเรียนรู้จากงานได้สม่ำเสมอ
จากนั้นจึงระบุพฤติกรรมที่ทำให้ผลลัพธ์นั้นเกิดขึ้น การเขียนให้เห็นการกระทำจะช่วยให้การวิเคราะห์มีทิศทาง และทำให้เลือกกิจกรรมฝึกที่ตรวจสอบได้มากกว่าการเก็บความต้องการแบบรายการหัวข้อ
- ผลลัพธ์ใดต้องดีขึ้น
- พฤติกรรมใดเชื่อมกับผลลัพธ์นั้น
- ใครต้องใช้พฤติกรรมและในสถานการณ์ใด
เก็บข้อมูลจากสามระดับของบริบท
ระดับแรกคือองค์กรและทิศทางธุรกิจ เพื่อเข้าใจว่าความสามารถใดกำลังสำคัญ ระดับที่สองคือทีมและกระบวนการ เพื่อดูว่าการส่งต่องาน การตัดสินใจ หรือเครื่องมือสร้างข้อจำกัดอย่างไร ระดับที่สามคือบทบาทและสถานการณ์ เพื่อเห็นว่าผู้เรียนต้องทำอะไรจริงเมื่อกลับไปทำงาน
แหล่งข้อมูลไม่จำเป็นต้องเป็นแบบสอบถามอย่างเดียว การทบทวนชิ้นงาน สัมภาษณ์เจ้าของงาน สังเกตการประชุม ดูคำถามที่เกิดซ้ำ หรือทำแผนผังขั้นตอนงาน มักช่วยให้เห็นช่องว่างระหว่างสิ่งที่องค์กรคาดหวังกับสิ่งที่เกิดขึ้นจริงได้ชัดขึ้น จากนั้นสรุปเป็นตารางวิเคราะห์สามระดับ คือ องค์กร ทีม และบทบาท เพื่อไม่ให้ข้อมูลกระจายเป็นรายการความต้องการที่ตัดสินใจต่อไม่ได้
- คุยกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลายบทบาท
- ดูหลักฐานจากกระบวนการและงานจริง
- แยกความเห็น ความเชื่อ และหลักฐานที่สังเกตได้
จัดลำดับช่องว่างก่อนออกแบบหลักสูตร
เมื่อรวบรวมข้อมูลแล้ว ไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนทุกช่องว่างเป็นโครงการอบรมในครั้งเดียว ให้พิจารณาผลกระทบ ความถี่ของปัญหา ความพร้อมของผู้เรียน และความสามารถในการทดลองแก้ไข หากปัญหามีผลกระทบสูงแต่ยังไม่มีเจ้าของหรือข้อมูลเพียงพอ อาจต้องทำ discovery เพิ่มก่อนเปิดคลาส
การจัดลำดับที่ดีทำให้ทีมเห็น trade-off ร่วมกันว่าควรเริ่มจากอะไรและยังไม่ทำอะไรในรอบนี้ ช่วยลดความเสี่ยงที่แผนอบรมจะกลายเป็นรายการกิจกรรมจำนวนมากโดยไม่เชื่อมกับการเปลี่ยนแปลงที่ต้องการ
- ผลกระทบต่อเป้าหมายและงานประจำ
- ความพร้อมของผู้เรียนและหัวหน้า
- โอกาสทดลองและทบทวนผลในช่วงเวลาที่มี
แปลงผลวิเคราะห์เป็น learning brief
ก่อนส่งต่อให้ผู้ออกแบบการเรียนรู้ ควรสรุปเป็น brief สั้น ๆ ที่ตอบได้ว่าใครต้องเรียนเพราะอะไร ต้องทำอะไรได้ดีขึ้นในบริบทใด หลักฐานแบบใดจะบอกว่าการฝึกมีประโยชน์ และข้อจำกัดด้านเวลา ข้อมูล หรือเครื่องมือมีอะไรบ้าง
brief ที่ดีไม่ล็อกคำตอบเร็วเกินไป แต่ทำให้ผู้เกี่ยวข้องเห็นปัญหาเดียวกันและเลือกวิธีแก้ได้อย่างมีเหตุผล บางโจทย์อาจเหมาะกับ workshop บางโจทย์อาจต้องมี coaching, team alignment หรือการปรับกระบวนการร่วมกัน
- เขียนปัญหาด้วยภาษาของงาน ไม่ใช่ชื่อทักษะอย่างเดียว
- ระบุพฤติกรรมและหลักฐานที่ต้องการเห็น
- บอกสิ่งที่การอบรมไม่สามารถแก้ได้โดยลำพัง
บทความนี้ให้กรอบคิดทั่วไป การออกแบบโปรแกรมจริงควรพิจารณาบริบท นโยบายข้อมูล และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียขององค์กร